Cele 5 elemente ale unui sistem de management autonom

Scris de Calin Sarchiz
28 Aug
Calin Sarchiz
28/08/2014

Probabil te întrebi la ce mă refer când spun sistem de management autonom, având în vedere că nu este un concept întâlnit în literatura de management. Totuși, l-am preferat, asta după ce mi-au trecut prin minte și alți termeni, cum ar fi independent, sau funcțional.

Ai avut vreodată senzația că dacă nu te-ai implica zi de zi la maxim în activitatea ta lucrurile s-ar duce de râpă? Că tu trebuie să te gândești la tot, iar ceilalți așteaptă asta de la tine și li se pare normal să fie așa? Ți s-a spus (sau sugerat) că ești paranoic  deși ție ți se pare că ești perfect normal și știi că nu-ți permiți să fii altfel (pentru că s-ar duce Firma de râpă).  Dacă ai răspuns cu da la cel puțin una dintre aceste întrebări, continuă articolul, s-ar putea să te ajute. Dacă ai răspuns cu nu la toate întrebările, 99% șanse să nu lucrezi în management și 1% șanse să fi unul dintre managerii excelenți ai zilelor noastre, caz în care te felicit și aș aprecia în mod deosebit feedback-ul tău pe această temă.

Un sistem de management autonom îți permite să pleci în concediu două săptămâni pe lună și să stai LINIȘTIT că lucrurile merg cel puțin la fel de bine ca și cum ai fi prezent în Firmă. Probabil că cei mai mulți dintre noi n-ar face-o oricum, dar ar fi frumos să știm că se poate, nu? Scopul principal nu este să pleci în concediu două săptămâni în fiecare lună ci să ai un sistem de management care să-ți permită să faci asta.

Acesta este un subiect care îmi dă de gândit și făcut de câțiva ani încoace, care inițial părea ceva utopic dar care, pe zi ce trece, sunt tot mai convins că se poate realiza. Iată care sunt elementele pe care le consider cele mai importante pentru a avea un sistem de management autonom:

1. OBIECTIVE  – Unii le numesc targete, oricum, se referă la rezultatul așteptat să fie obținut de Firmă, departament, proces sau persoană. Este de dorit să existe obiective stabilite la toate nivelele în Firmă, începând cu obiective strategice, tactice și ajungând până la obiective individuale, pe persoană. Părerea mea este că cele mai importante sunt obiectivele individuale: spuneți-i fiecărui om, concret (SMART) la ce vă așteptați de la el, pentru luna în curs, în termen de rezultate. E destul de ușor de setat obiective pentru oamenii de vânzări și mai greu pentru restul personalului, oricum, dacă îi implici și pe ei în acest proces vei avea surprize plăcute. Și, atenție, nu stabilirea obiectivelor este cu adevărat dificilă ci extragerea indicatorilor de performanță relevanți pentru succesul organizației, procesului sau omului care lucrează pe un anumit post. Și, da, am auzit și eu asta “Cu sau fără targete, noi oricum dăm totul zi de zi”. Nu cred.

2. PROCEDURI DE LUCRU – Stabiliți în scris CINE, CE trebuie să facă, CÂND și CUM ca să vă asigurați că de fiecare dată se respectă modul de lucru corect, care conduce la satisfacția clienților, a angajaților și la profitabilitatea așteptată. Aceste lucruri ți le dorești în primul rând, nu? Sau sunt altele mai importante? Iți recomand câteva lucruri legate de procedurile interne:

  • Fă-le simple, ușor de înțeles și modificat. Ai văzut vreodată proceduri de 10 pagini pline de text? Sunt sigur că erau într-un biblioraft pe care stătea praful. Nu-ți pierde timpul cu așa ceva când sunt disponibile modalități mult mai eficace de documentare a proceselor, de exemplu sub forma de flowchart. Este job-ul tău să te asiguri că procedurile sunt într-un format suficient de atractiv încât să fie cel puțin citite de angajați, să nu mai zic modificate când e cazul. Și va fi cazul destul de des, altfel acele proceduri vor fi privite ca fiind niște documente lipsite de viață, care nu reflectă modul de lucru real, așteptat în Firmă.
  • Prezintă-le personal angajaților care vrei să le respecte. Parcurge-le pas cu pas de față cu colegii tăi și asigură-i că introducerea procedurilor nu vă va aduce decât avantaje: lumea știe ce trebuie să facă iar dacă apare o problemă se poate identifica responsabilul. De asemenea, asigură-te că procedurile sunt ușor accesibile ulterior instruirii (de preferință, online).

3. SATISFACȚIA CLIENȚILOR – Pune la punct un proces prin care să afli cât de (ne)mulțumiți sunt clienții tăi și urmărește asta în mod constant (recomand instrumente online, gen Survey Monkey sau similar). Asigură-te că responsabilul de proces nu este afectat de rezultatele evaluării și că acestea sunt aduse la cunoștința întregii Firme. Fă ca toată lumea să câștige când nivelul satisfacției clienților crește. E un motiv de sărbătoare și o confirmare că lucrurile sunt pe calea cea bună, cel puțin din punct de vedere al calității produselor și serviciilor.

4. COMUNICAREA INTERNĂ – Asigură-te că există canale suficiente de comunicare internă, care funcționează și în lipsa ta (mai ales atunci). Oamenii au nevoie să împărtășească succesele și frustrările profesionale, iar lipsa unei modalități de comunicare nu ajută. Cele mai bune vor fi întotdeauna întâlnirile față în față (de asta nu vei sta 4 săptămâni/lună în concediu), dar în ziua de azi funcționează excelent și sistemele de comunicare online, gen WhatsUp sau Chatter (Salesforce).

5. PROFITABILITATEA – Pune la punct un proces de raportare prin care să știi exact câți bani câștigă sau pierde Firma în fiecare lună. Concentrează-te pe sumele efectiv intrate/ieșite și nu pe cele facturate. Am pus profitabilitatea pe locul 5 nu pentru că o consider mai puțin importantă, dimpotrivă, maximizarea ei ar trebui să fie obiectivul principal al oricărei firme.

Știu, toate astea arată frumos în teorie, dar necesită timp și liniște ca să fie gândite și implementate. Cum să faci asta când sună telefonul non-stop cu probleme urgente, care așteaptă soluții? La întrebarea asta doar tu ai răspunsul și îl vei găsi mai repede sau mai târziu, în funcție de cât de tare te deranjează că sună telefonul.

Lista ta de priorități arată la fel?

11 motive sa faci un curs online

Scris de Calin Sarchiz
09 May
Calin Sarchiz
09/05/2012

1. Il poti face exact atunci cand ai chef sau nevoie sa inveti ceva nou, nu cand este “programat”.

2. Il parcurgi în ritmul tău, nu al trainer-ului sau al celorlalți colegi.

3. Nu e scump deloc, cam cat un tricou de la H&M. Daca stii sa aplici ce-ai invatat iti iei o garderoba de la Polo.

4. Il accesezi de oriunde ai internet – cafenea, acasa, tren, serviciu, parc.. Nu trebuie sa stai intr-o sala de curs pe vremea asta faina.

5. Dureaza mai putin decat unul traditional (vezi pct. 2 si 4) si poti sa stai mai mult cu cei dragi tie.

6. Iti printezi singur diploma dupa ce l-ai terminat, nu astepti o luna sa-ti fie trimisa prin posta.

7. Il poti reaccesa ori de ori ai nevoie, gratis.

8. Calitatea e constanta, nu e influentata de vreun coleg enervant (am avut cu totii..).

9. Pui in practica mai repede ce ai invatat si culegi beneficiile. Altfel, de ce sa-l faci?

10. Iti folosesti eficient laptop-ul sau iPad-ul pe care ai dat bani. Da, se poate mai eficient decat Facebook :) .

11. E viitorul in educatie, altfel de ce-ar investi Harvard si MIT 60 de mil. de $ in asta?

CALITATE excelenta sau PRETURI mici? Ambele! Online.

Scris de Calin Sarchiz
02 May
Calin Sarchiz
02/05/2012

Da, stiu, vei zice ca nu se poate, cel putin nu pe planeta Pamant. Iar expertii in strategie ti-ar da dreptate: ei spun ca fie adoptam o strategie de tip product leadership (Mercedes-Benz, Apple, Four Seasons, Nike, etc – produse excelente la cele mai mari preturi de pe piata), fie una de tip low-cost (Lidl, Wizz Air, Ikea – produse decente la cele mai mici preturi). Iar eu iti voi arata ca se poate, chiar mai mult decat atat – calitate PREMIUM la pret ZERO.

Iata trei exemple, toate in domeniul educatiei:

  • MITx – este un proiect de instruire online lansat de MIT Massachusetts Institute of Technology, prin care universitatea pune la dispozitie gratuit un portofoliu vast de cursuri, aceleasi pe care le ofera si studentilor platitori. Livrarea cursurilor se face printr-o platforma online interactiva, care permite: organizarea si prezentarea materialelor de instruire in asa fel incat fiecare student sa invete in ritmul propriu, laboratoare online (!), comunicare intre studenti, evaluarea cunostintelor cursantilor si tiparirea unui certificat de absolvire MITx (pentru o taxa modica).
  • UDACITY – este o companie care a luat nastere ca urmare a unui experiment de instruire online derulat de Stanford University. In august 2011, in urma anuntului universitatii ca urmeaza sa ofere un curs online gratuit in domeniul inteligentei artificiale, nu mai putin de 160.000 de persoane s-au inscris la acest curs. Ulterior, Sebastian Thurn, instructorul cursului si specialist de talie mondiala in inteligenta artificiala a fondat Udacity, care ofera deja sase cursuri online gratuite. Spune fondatorul Udacity: “Noi credem ca educatia universitara poate fi atat de calitate inalta cat si foarte ieftina. Utilizand avantajele Internet-ului, conectam cei mai buni profesori din lume la sute de mii de studenti. Viziunea noastra este sa schimbam lumea aducand educatia in locuri in care nu poate ajunge altfel.”
  • KHAN ACADEMY – organizatie nonprofit fondata de Salman Khan in 2006 si finantata, printre altii, de Bill & Melinda Gates Foundation. Cursurile sunt destinate elevilor din gimnaziu si liceu si schimba complet conceptul de educatie (dupa cum spune Bill Gates in clipul de mai jos): elevii vizioneaza lectiile teoretice acasa, online, iar apoi lucreaza probleme si cazuri practice in clasa, sub supravegherea unui profesor. Exact invers decat am invatat noi, nu?

Dupa cum vezi, avem de unde invata, doar sa ne dorim asta.

In incheire, iti recomand speech-ul lui Salman Khan la TED, pe mine ma inspira ori de cate ori il vizionez :) .

ISO 9000 = You get what you give

13 Apr
13/04/2012

Nu stiu daca ati luat parte pana acum intr-un proiect de certificare ISO 9000, in orice caz, sansele sunt mari sa fi auzit la un moment dat ceva de genul “Lasa ca am vazut eu ce-i si cu ISO asta.. o gramada de hartii.. nu stie nimeni ce-i acolo.. au venit niste baieti, ne-au spus ceva despre calitate..”. In general, asta e perceptia oamenilor de afaceri fata de o certificare ISO 9000: cateva bibliorafturi pline de documente care nu prea sunt deschise si un certificat obtinut, necesar pentru a participa la licitatii. Aceasta perceptie porneste de la o realitate existenta pe piata, complet diferita de spiritul in care a fost creata familia de standarde ISO 9000 si anume de a pune la punct un sistem de management capabil sa ofere calitate in mod constant. Cine e de vina? As spune ca toti jucatorii de pe aceasta piata: consultantii, firmele de certificare, organismele de acreditare, autoritatile publice si clientii. Bineinteles, toti dau vina unii pe altii pentru rezultatele sub asteptari ale unei implementari ISO 9000.

Totusi,  deciziile care fac diferenta intre un sistem de management functional si o simpla hartie pusa pe perete sunt luate de CLIENT. Cu riscul sa-mi supar o parte dintre clienti, voi vorbi despre cum pot influenta deciziile lor rezultatele sistemului de management implementat.

Ca si client, trebuie sa stii ca o implementare de sistem functional de management al calitatii presupune activitati de genul: numirea unui project manager, analiza sistemului de management existent, instruirea top-managementului, elaborarea documentatiei, documentarea proceselor, instruirea auditorilor interni, lansarea documentatiei si altele. E un proiect amplu, care dureaza cel putin 6 luni. Asa ca nu te mira daca vrei primi oferte de pret de 2-3 mii de euro pentru consultanta, in ideea in care sunt necesare cel putin 10 sedinte de consultanta de 6-8h fiecare. Intr-adevar, sunt firme de consultanta care-si ofera serviciile si cu 2-3 sute de euro, dar nu te astepta sa-ti puna la punct un sistem de management functional. Cel mult iti vor face o documentatie necesara pentru certificare.

De asemenea, trebuie sa stii ca nu e suficient sa platesti o firma de consultanta buna pentru a avea un sistem de management functional. Daca esti CEO/GM/DG trebuie sa te si implici personal in proiect . De ce? Pentru simplul fapt ca functionarea unui sistem de management se realizeaza prin implicarea intreg personalului din organizatie, care e cu ochii pe tine. Ce faci tu, fac si ei. Asa ca ar fi bine sa participi la acea sedinta de instruire a top-managementului la care ti-a recomandat consultantul sa participi. Altfel, ce mesaj crezi ca transmiti colegilor? Ca acesta nu e un proiect suficient de important incat sa se bucure de participarea ta. Si cam asa se va “bucura” si de participarea si implicarea lor.

Sau atunci cand consultantul iti explica care este rolul politicii in domeniul calitatii si cum ar trebui s-o formulezi, nu-i spune “Stai putin, eu te platesc pe tine sa-mi faci consultanta si tu-mi dai mie de lucru?!”. Pentru consultant e mult mai usor sa vina cu un template de politica si sa schimbe numele companiei decat sa te invete pe tine cum ar trebui formulata o politica a calitatii si s-o scrii tu. Da, asta necesita cateva ore de lucru in plus din partea ta, dar face diferenta, pentru ca oamenii din firma vor simti “amprenta” ta si altfel o vor lua in serios.

Sau atunci cand consultantul iti recomanda sa cumperi un software de management al calitatii, nu-l intreba “E obligatoriu? E o cerinta a standardului? Nu ne putem certifica fara asa ceva?” – nu, nu e obligatoriu pentru certificare, dar exista o diferenta majora intre un sistem electronic flexibil si unul “pe hartie” greoi. Exemplele pot continua.

Nu credeam sa inchei post-ul cu un citat din Jennifer Lopez :) , dar exact asa stau lucrurile si in managementul calitatii – “You get what you give. What you put into things is what you get out of them.”

De ce-mi plac cursurile scurte

Scris de Calin Sarchiz
30 Mar
Calin Sarchiz
30/03/2012

Din 2002 lucrez in domeniul consultantei si instruirii si in tot acest timp am incercat sa transmit in mod eficace cunostintele si ideile mele “clientilor” – angajati, patroni, studenti, copii, colegi si altii. Intotdeauna m-a framantat o idee, pe care o simteam, dar nu eram capabil s-o enunt singur. Pana am vazut-o spusa de Einstein - “If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough”. Embarassing :)   In ultimul timp, simplificarea a devenit o obsesie pentru mine, dar nu de dragul simplificarii ci pentru avantajele pe care le aduce  De aceea, in momentul in are cineva incearca sa ma convinga ca ceva trebuie sa fie complex, sansele sa reuseasca sunt foarte mici. Ma gandesc ca fie n-a inteles valoarea adusa de simplitate, fie n-a avut chef sa simplifice.

Dar sa revenim la cursuri. Din perioada facultatii si pana azi am participat la multe cursuri, in calitate de cursant, lector sau autor (e-learning). Indiferent ca vorbim de cursuri de un semestru sau de 30 de minute, provocarea e aceeasi – cum sa transmit un mesaj unor cursanti astfel incat acestia sa beneficieze la maxim de el? Adica, presupunand ca invatam lucruri folositoare (altfel ce sens are?), cursantii sa inteleaga conceptul suficient de bine incat sa poata sa-l aplice. Si de fiecare data m-am convins – cu cat mesajul este mai scurt si exprimat pe intelesul tuturor, cu atat rezultele sunt mai spectaculoase. Bineinteles, vor fi intotdeauna si cursanti pe care-i intereseaza mai mult instruirea in sine decat ce investesc si ce castiga de pe urma ei (“.. curs de strategie de 30 de minute? nu poate sa fie ceva serios pentru ca eu, la MBA, am facut un curs de strategie de 2 semestre..” sau “suport de curs de 12 slide-uri? prefer Competitive Strategy de M. Porter, are 416 pagini..” ).

Totusi, de ce majoritatea materialelor de instruire sunt complexe in loc sa fie simple? Raspuns: pentru ca e mult mai usor pentru un autor de curs/prezentare/strategie sa exprime ceva intr-un mod pretentios, complex, lung decat sa extraga esenta dintr-un concept, ideea principala cu care sa ramana cursantul si, mai mult decat atat, s-o exprime intr-un mod aplicabil. Steve Jobs confirma - “Simple can be harder than complex: You have to work hard to get your thinking clean to make it simple..But it’s worth it in the end because once you get there, you can move mountains”. Nu c-ar mai fi nevoie si de confirmarea mea dupa Steve Jobs :) , dar chiar asa stau lucrurile – la cursul de “Specialist in Managementul Calitatii” (durata 4 ore, 85 de slide-uri) am lucrat o luna, iar la cursul scurt “Cum sa initiezi o actiune corectiva eficace” (durata 20 de minute, 10 slide-uri) am lucrat 2 saptamani.

Fara indoiala, orientarea spre simplificare este forta care ma face sa-mi imbunatatesc continuu cursurile, consultanta, strategia, viata. Va sfatuiesc sa incercati si voi!

PS. Sigur, acest text putea fi mai scurt.

Cu asta imi incep cursul de strategie. Intotdeauna.

Scris de Calin Sarchiz
26 Mar
Calin Sarchiz
26/03/2012

De 6 ani tin cursuri la Universitatea Petru Maior din Tirgu Mures. Management Strategic si Managementul Calitatii. Tot de atunci, ma gandesc cum pot sa-i ajut cat mai mult pe studenti sa evolueze. Avand in vedere ca tin cursuri de management unor studenți de la o facultate de stiinte economice, pornesc de la premiza ca ii intereseaza domeniul afacerilor (business – parca suna mai bine in engleza). Desi lucrurile nu stau asa decat in proportie de maxim 5%. Restul de 95% sunt impartiti intre “vreau sa ma angajez pe un post de economist”, “vreau sa ma angajez undeva, oriunde”, “nu stiu ce vreau” si “nu vreau nimic, mi-e bine asa” (zen :) ).

Intotdeauna m-am raportat la cei 5% care vor sa faca o cariera serioasa in afaceri – pe cont propriu sau in cadrul unei organizatii – si m-am intrebat de ce au ei nevoie cel mai mult. Si cred ca au nevoie de incredere – in ideile lor, in judecata lor, in capacitatea lor de a “face lucrurile sa se intample”. La asta i-ar ajuta foarte mult un mentor, cineva experimentat care sa-i ghideze si cu care sa se sfatuiasca cu privire la prezentul si viitorul lor in business. Dar, asa cum nici eu n-am avut noroc de un mentor, probabil e la fel si-n cazul lor. Iata in schimb ce m-a ajutat pe  mine (si ma ajuta in continuare).

Revistele de afaceri, atat romanesti cat si straine, sunt o sursa excelenta de incredere – cel putin de incredere necesara ca sa incepi ceva (ca sa continui ai nevoie de mai mult decat de incredere, de exemplu de cerere :) ). Citind FASTCOMPANY, BUSINESS 2.0, FORTUNE, FORBES, INCBLOOMBERG BUSINESSWEEK si altele mi-am dat seama ca multi oameni de afaceri de succes si-au inceput cariera in conditii mult mai grele decat ale mele. Ca si ei au avut aceleasi temeri ca si mine cand au inceput. Ca nu se poate fara greseli. Ca n-ai nimic de pierdut daca incerci. Ca tot ce conteaza pentru a reusi este sa-ti doresti ceva cu adevarat si sa faci primii pasi.

Stiu ca suna a clisee, dar eu chiar cred in ele, pentru ca mi s-au potrivit. Citind aceste reviste in mod constant, inevitabil iti creezi un mod de gandire de business orientat spre idei noi, curaj, bani,  executare (punere in practica), asumare de riscuri, dezvoltare, succes. Nu sunt un fan al Statelor Unite in mod special, dar sigur sunt un fan al modelului american de business, pe care-l consider de departe cel mai avansat si de la care avem toti romanii de invatat. Si nu putem aduce nici scuza noastra preferata (n-avem bani) – majoritatea revistelor ofera online suficient continut gratuit.

De asta, intotdeauna imi incep primul curs dintr-un semestru cu o lista a revistelor de business si cu exemplare din numerele mai vechi pentru cei interesati. Daca doar unul dintre studentii mei va face un pas inainte ca urmare a unui articol citit, deja activitatea mea la catedra are sens.

Care e revista ta favorita de business?